Hvad er en KPI?

KPI - Key Performance Indicator

Du har sikkert tidligere hørt om termen Key Performance Indicator, der i daglig tale også kaldes KPI. En key performance indicator er en anerkendt metode for virksomheder, til at vurdere og demonstrere, hvor effektive de er i at opnå forretningsmæssige målsætninger. Men hvad vil det i praksis sige – og hvordan opsætter man mål, der er både relevante og målbare for den enkelte virksomhed?

Definition

En KPI er en målbar værdi, der demonstrerer hvor effektiv en virksomhed er i at opnå forretningsmæssige mål. De kan anvendes på flere niveauer af virksomhedens forretning, og fungerer ofte som et kompas, der hjælper og guider virksomheden til at forstå, hvorvidt den bevæger sig i den rigtige retning i forhold til at opnå strategiske målsætninger.

Man skelner ofte mellem high-level- og low-level KPI’er. High-level fokuserer ofte på virksomhedens samlede performance, imens low-level langt oftere er mere specifikke på eksempelvis en given afdeling i virksomheden. Det er vigtigt at arbejde med KPI’er indenfor både Facebook annoncering, SEO og Google Ads.

KPI - Sådan opsættes den

Er dine KPI’er ikke i overensstemmelse med virksomhedens forretningsmæssige mål, er det svært, hvis ikke umuligt at måle, hvad du har opnået. Derfor er det yderst vigtigt, at du nøje udvælger dem, så de passer til netop din virksomhed.

En god idé kan være at følge et framework, der i få steps guider dig til, hvilke tanker du bør gøre dig.

Du bør tænke over:

En KPI udledt af disse tanker kunne være:

Er din KPI SMART?

Når du arbejder med KPI’er, er det afgørende, at de er nøje tilpasset netop din virksomhed og at tallene du måler på, har relevans i forhold til din virksomheds mål.

En måde, hvorpå du kan måle relevansen, er ved at benytte SMART-modellen. SMART-modellen tager udgangspunkt i fem grundlæggende kriterier:

Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Time-bound

S

Specific

M

Measurable

A

Attainable

R

Relevant

T

Time-bound

Er dit mål specifikt?
Kan du måle fremskridt imod det mål der er fremsat?
Er målet realistisk og opnåeligt?
Hvor relevant er målet for din virksomhed?
Hvad er tidsrammen for at opnå målet?

SMART-modellen udvides ofte til SMARTER-modellen med yderligere to kriterier:

Evaluate
Reevaluate

Disse to kriterier kan fungere som vigtige pejlemærker, da de sikrer, at du løbende evaluerer og vurderer dine KPI’er og deres relevans for din virksomhed.

Sådan udvikler du dine KPI’er

Som det tidligere er nævnt, er det afgørende, at du overvejer hvordan dine KPI’er relaterer sig til et specifikt forretningsmæssigt resultat eller mål for din virksomhed. Følg de følgende steps, når du opstiller dem for din virksomhed.

Opstil et klart mål

Dine KPI’er skal være tæt forbundet med et centralt forretningsmål, der er en integreret del af organisationen. Sigter du mod et mål, der ikke er centralt for forretningen risikerer du at arbejde mod et mål, der i sidste ende ikke har nogen indflydelse på din virksomhed.

Det er dermed vigtigt at have klarlagt sit centrale forretningsformål inden man begynder at arbejde med at opstille sine KPI’er. Det er derudover også vigtigt at have analyseret sin nuværende performance, så man kan planlægge realistiske mål ud fra denne situation.

For at få mest muligt gavn af de opstillede KPI’er, er det en fordel at opsætte både de kort- og langsigtet mål for dem.

Man opstiller som regel ikke mere end 4-5 KPI’er. Derudover er det helt afgørende, at man fra begyndelsen klarlægger, hvem der er ansvarlig for udførelsen, beregningen, målingen og den efterfølgende vurdering af hver KPI.

Det er vigtigt at du før igangsættelse og løbende tester dine KPI’er. I udarbejdelsen kan du tjekke om dine KPI’er lever op til følgende kriterier og dermed kan være anvendelige og fungere som målbare elementer for din virksomhed:

At de er kritiske for afdelingen eller virksomhedens succes
At man kan påvirke KPI’en
At man effektivt kan beregne, måle og kommunikere den givne KPI.

Når du er sikker på at de alle opfylder de ovenstående krav, er det tid til næste step.

Spar med dine stakeholders

Dine KPI’er er meningsløse, hvis ikke de er kommunikeret korrekt. Hvordan skal dine medarbejdere, der har til opgave at udføre dine mål for organisationen, udføre målene, hvis de ikke ved, hvad de betyder? Dine KPI’er har brug for kontekst, for at være effektive. Derfor er det vigtigt, at du forklarer dine medarbejdere hvorfor du måler, hvad du måler. Og ikke mindst, at du lytter til dine medarbejdere, da dette kan hjælpe dig med at identificere, hvis virksomhedens mål ikke kommunikeres korrekt.

Effektiv kommunikation af dine KPI’er til dine ansatte kan være med til at øge engagementet blandt dem. Dette fordi det kan skabe en god intern dialog om virksomhedens strategiske retning og de ansatte kan blive mere direkte engageret i virksomhedens konkrete mål. Ansatte og folk generelt, sætter pris på at blive lyttet til – og ikke mindst inddraget, og det kan derfor være med til at booste arbejdsmoralen og øge produktiviteten at gøre dem til en vigtig del af målene.

Revurder din KPI på månedlig eller ugentlig basis

Det er vigtigt at du regelmæssigt vurderer og revurderer den for vedligeholdelse og udvikling. Dels for at klargøre dine fremskridt og dels for at vurdere, i hvilken grad de var succesfulde i første omgang.

KPI’er er ikke statiske. I din revurdering er det derfor væsentligt, at du løbende udvikler og opdaterer, hvis der er behov for dette.

Her kigger man b.la. på om de er blevet implementeret i henhold til intentionen. Er de ikke blevet det, skal de med stor sandsynlighed justeres, således at de opsatte mål kan efterleves i praksis.

Disse trin hører også under den udvidede SMARTER model, som er en udvidelse af SMART modellen. I denne model har man tilføjet: Evaluate og Reevaluate – eller på dansk: Evaluer og Revurder.

Eksempelvis kan det være, at din omsætning er steget og du har overgået dit mål for året. Her vil man så fastslå, om det er fordi, du har sat målet for lavt eller om der er andre faktorer på spil.

Skab anvendelige og realistiske mål

Når du opstiller den er det vigtigt, at du udvikler mål med både korte- og lange udsigter. Når du opsætter mål med en lang tidslinje er det væsentligt at du opstiller en række delmål og dermed kan arbejde baglæns og identificerer de milepæle, du bliver nødt til at ramme på vejen for at opnå det overordnede mål.

Det er i denne forbindelse også vigtigt, at du opstiller mål, der er realistiske at opnå.

Tilpas målene din virksomheds skiftende behov

Key Performance Indicators, der aldrig opdateres, kan hurtigt blive forældede. Derfor er det vigtigt, at du løbende holder dem opdaterede så de følger både den samfundsmæssige udvikling, men i høj grad også de forandringer der måtte præge din virksomhed.

Hvis dine KPI’er har vist sig at være uhensigtsmæssige er det vigtigt at redesigne dem, så de altid stemmer overens med din virksomheds mål og vision.

Vær fuldt dækket ind

Man kan sjældent få alt det man gerne vil have, og det gælder naturligvis også i forretningslivet. Derfor må man lave nogle trade-offs eller afvejninger mellem flere forhold og vurderer, hvad der gavner mest.

Du har nok hørt udtrykket ”Du kan få det hurtigt, godt og billigt. Men du kan kun vælge to”

Derfor kan det være smart at bruge et af de klassiske værktøjer til navigere disse trade-offs, nemlig modellen Balanced Scorecard (BSC). Denne model hjælper dig med at vurdere og afveje, hvilke områder i din forretning som skal monitoreres. Der er fire perspektiver som skal være i balance. Disse er:

Finansielt Perspektiv – Hvordan er den økonomiske situation?
Kunde Perspektiv – Kigger på virksomhedens performance fra kundernes perspektiv.
Interne proces – Kigger på kvaliteten og effektiviteten af virksomheden interne arbejdsprocesser.
Læring og vækst – Kigger på identifikation af områder hvor der er mulighed for at skabe mere værdi.

Disse fire områder er tæt forbundet og skal alle hænge sammen. Når et af områderne bliver påvirket, er der også påvirkning på et af de andre. Med andre ord, vil der være en trade-off – altså en afvejning af handlingsmuligheder.

Følg op på din KPI

Et er at opstille og udvikle relevante og specifikke KPI’er, der er tilpasset netop din virksomhed. Noget andet er at måle og følge op på dem.

Når du har fundet ud af, hvilke indikatorer du vil arbejde med, bør du finde ud af, hvilke datakilder disse stammer fra. Arbejder du med et digitalt produkt og foregår dit salg primært over internettet, kender du med stor sandsynlighed allerede Google Analytics og Facebook Business Manager. Google Analytics og Facebook Business Manager besidder en stor mængde data og viden om din virksomhed, som du nemt kan trække ud og analysere. Et værktøj som vi anbefaler at benytte er Google Data Studio. Derudover er det altafgørende at have implementeret korrekt tracking på ens hjemmeside.

Alternativt findes der også en række andre brugervenlige systemer, hvor du nemt og enkelt kan koordinere og organisere din virksomheds KPI’er.

Det er vigtigt at huske på at KPI’er kun er så vigtige som man selv gør dem. Det er derfor vigtigt at få opstillet dem korrekt og få fulgt op på dem løbende. Det kræver tid og indsats at arbejde med KPI’er, så det er vigtigt at de er kommunikeret rigtig til alle, der er involveret i processen. Bruges de korrekt og evner man at handle på dem løbende, kan de give utrolig meget værdi til din virksomhed.

Kontakt os

Vi er et rutineret online marketing bureau, der glædeligt tager en uforpligtig snak med dig om dine KPI’er.

Kontaktoplysninger:
Strandlodsvej 6B, 2 th. 2300 København
Tel: 42 41 16 47
Mail: kontakt@pkmedier.dk
CVR: 37296783

Skal vi tage en snak om KPI'er?

Så lad os tage en snak – ring på 4241 1647 eller udfyld formularen til højre

Udfyld formularen

Så sender vender vi tilbage hurtigst muligt.

Strandlodsvej 6B, 2 th.

2300 København

Tel: 42 41 16 47

Email: kontakt@pkmedier.dk

CVR: 37296783